POLITYKA PRYWATNOŚCI JULIANAI CHATBOT

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

2. ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH

2.1. Dane użytkowników końcowych (osoby korzystające z chatbota)

Rodzaj danych	Obowiązkowe/Opcjonalne	Cel przetwarzania
Imię lub pseudonim	Obowiązkowe	Identyfikacja w rozmowie, personalizacja odpowiedzi
Adres e-mail	Opcjonalne	Kontakt w sprawie zapytania, wysyłanie dodatkowych informacji
Numer telefonu	Opcjonalne	Bezpośredni kontakt telefoniczny
Temat rozmowy	Obowiązkowe	Klasyfikacja zapytania, lepsze dopasowanie odpowiedzi
Treść konwersacji	Automatycznie	Udzielanie odpowiedzi, prowadzenie rozmowy
Adres IP	Automatycznie	Bezpieczeństwo systemu, analiza ruchu
Data i czas rozmowy	Automatycznie	Organizacja konwersacji, analiza statystyczna

2.2. Dane klientów usługi (administratorzy chatbota)

• Dane logowania do panelu administracyjnego
• Dane kontaktowe (nazwa firmy, adres, email, telefon)
• Dane rozliczeniowe
• Logi aktywności w panelu administracyjnym

3. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

3.1. Dla użytkowników końcowych:

1. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - wyrażana przez rozpoczęcie rozmowy z chatbotem po zapoznaniu się z informacją o przetwarzaniu danych
2. Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - w zakresie bezpieczeństwa systemu i analizy statystycznej

3.2. Dla klientów usługi:

1. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - świadczenie usługi chatbota
2. Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - prowadzenie dokumentacji podatkowej i księgowej

4. ODBIORCY DANYCH

4.2. Inni odbiorcy:

• Dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT
• Dostawcy usług płatniczych (w zakresie rozliczeń)
• Dostawcy usług email (w zakresie powiadomień)

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Treść konwersacji z chatbotem	2 lata od zakończenia rozmowy lub do cofnięcia zgody
Dane kontaktowe użytkowników	2 lata od ostatniego kontaktu lub do cofnięcia zgody
Dane klientów usługi	Po zakończeniu umowy przez okres wymagany przepisami (min. 5 lat)
Logi systemowe	12 miesięcy

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Jak skorzystać z praw:

W celu skorzystania z powyższych praw, należy skontaktować się z administratorem danych poprzez:

• Email: [email kontaktowy]
• Formularz kontaktowy na stronie
• Korespondencja na adres siedziby

7. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosowane środki bezpieczeństwa dotyczą głównie ochrony treści rozmów przesyłanych i przechowywanych w systemie:

• Szyfrowanie transmisji danych za pomocą [translate:HTTPS/SSL]
• Zaawansowane szyfrowanie rozmów w bazie danych ([translate:AES-256-CBC])
• Unikalne wektory inicjalizacyjne gwarantujące różne zaszyfrowanie tej samej wiadomości
• Bezpieczne kodowanie danych w bazie [translate:MySQL]

Uwaga: Powyższe szyfrowanie dotyczy wyłącznie samych treści rozmów. Dane osobowe użytkowników (np. adres e-mail, imię, IP) mogą być przetwarzane oddzielnie, przy czym ich bezpieczeństwo zależy także od zabezpieczeń infrastruktury hostingowej oraz stosowanych przez dostawcę usług zasad ochrony danych.

Ponadto stosujemy:

• Ochronę hasłem panelu administracyjnego i ograniczenie dostępu do serwera tylko dla uprawnionych osób
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa oprogramowania
• Monitorowanie i logowanie zdarzeń w systemie

8. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

8.1. Informacje ogólne:

Chatbot JulianAI wykorzystuje minimalne technologie śledzące niezbędne do funkcjonowania systemu.

8.2. Rodzaje używanych technologii:

• Sesje przeglądarki - do utrzymania ciągłości rozmów z chatbotem
• Local Storage - do zapamiętywania ustawień użytkownika (jeśli zaimplementowane)
• Podstawowe cookies sesyjne - tylko niezbędne do działania aplikacji

Uwaga: Strona główna usługi (julianai.webstrony.eu) może wykorzystywać dodatkowe technologie analityczne - szczegóły w osobnej polityce prywatności tej strony.

8.3. Zarządzanie technologiami śledzącymi:

Użytkownik może kontrolować technologie śledzące poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. Ograniczenie może wpłynąć na funkcjonalność chatbota (np. utratę ciągłości rozmowy).

9. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

10. AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI

Chatbot wykorzystuje systemy sztucznej inteligencji do automatycznego generowania odpowiedzi. Użytkownik ma prawo:

• Nie podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu
• Wyrazić własny punkt widzenia
• Zakwestionować automatyczną decyzję
• Żądać interwencji człowieka

11. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności.
2. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w chatbocie lub email.
3. Kontynuowanie korzystania z usługi po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

12. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI

13. INFORMACJE DODATKOWE

13.1. Funkcjonowanie chatbota:

• Chatbot działa w oparciu o zewnętrzne systemy AI, które analizują treść rozmowy w celu wygenerowania odpowiedzi
• System automatycznie zapisuje całą konwersację w celu zapewnienia ciągłości rozmowy
• Administrator może konfigurować bazę wiedzy i instrukcje systemowe dla chatbota

13.2. Zgoda na przetwarzanie:

Rozpoczęcie rozmowy z chatbotem po wyświetleniu informacji o przetwarzaniu danych osobowych oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie podanych danych w celach określonych w niniejszej polityce.

13.3. Dane wrażliwe:

14. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH